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Quand recourir à l’externalisation RH ?



L’externalisation RH est l’une de nos grandes spécialités. Elle a même été le fil rouge d’une bonne partie de la carrière de l’une de nos co-fondatrices.


Chez Amaïa RH, nous avons accompagné différents acteurs à s’y mettre, et nous sommes aujourd’hui convaincu.e.s de son bien-fondé, quel que soit votre stade de développement.


Bien sûr on externalise pas une telle fonction à n’importe quelles conditions. Mais en prenant certaines précautions, dans un cadre méthodologique rigoureux et avec déontologie, l’outsourcing RH vous procurera de précieux bénéfices… Promis juré 😊 !


Quelques mois après un premier opus sur la question, nous vous proposons de nouveaux éclairages sur la question, et notamment savoir quand y recourir.


Bonne lecture,


 

1/ Externalisation RH : de quoi on parle ?


Définition et périmètre

Externaliser ou outsourcer ses RH consiste, pour une organisation, à confier à un prestataire extérieur (i) la prise en charge d’un ou plusieurs processus RH, (ii) la gestion d’une fonction RH comme le recrutement, la formation, la paie ou la gestion administrative du personnel, (iii) ou encore l’exploitation d’un logiciel spécialisé voire d’un SIRH.

Multifacettes, l’externalisation peut se concevoir pour structurer, formaliser, produire, reporter, améliorer et ou encore innover. Partielle ou totale, elle dépendra étroitement de la vision, de la stratégie et des moyens que comptent y allouer les dirigeants.


De nombreux précédents…

Nous aimons rappeler que l’externalisation de fonctions et de processus est un vieux sujet 😉. En effet avant les RH, de nombreux métiers se sont historiquement ouverts à cette pratique, comme :

  • La comptabilité, la gestion et la finance : on ne compte plus les cabinets d’expertise comptable et d’audit, dont certains sont devenus des géants mondiaux ;

  • L’informatique : idem, l’outsourcing opéré par les SSII devenues ESN, est un énorme pourvoyeur d’emplois, qu’il soit in/on shore, near-shore ou off-shore (vous avez sans doute entendu parler de Bangalore 😊) ;

  • Le marketing et la communication : avez-vous idée du nombre de freelances et d’agences spécialisées rien que sur Paris ? Bien que les besoins en contenus et en compétences digitales soient très élevés, les entreprises leur confient ces aspects pour se recentrer ;

Et la tendance se poursuit notamment dans les métiers du secrétariat ou de l'office management.

On en profite pour recommander une super professionnelle du sujet : Caroline, fondatrice de Perles d'Office.


2/ Les déclencheurs de l’externalisation RH


On peut y recourir pour de nombreuses raisons qui peuvent d’ailleurs se cumuler :

  • Vous avez besoin de structurer votre fonction et vos process RH & administratifs ;

  • Vous souhaitez fiabiliser, homogénéiser puis faire progresser vos pratiques RH notamment le recrutement, l’onboarding, les entretiens annuels et professionnels ou la politique salariale ;

  • De nombreuses tâches RH deviennent récurrentes et vous aimeriez les confier à un.e spécialiste en toute confiance, sans que cela ne réclame un temps plein ;

  • En pleine croissance, vous avez pu staffer votre fonction RH, mais vous rencontrez des besoins ponctuels liés à certains franchissements de seuils, notamment à 11 salariés (mise en place de votre CSE…) ;

  • Au démarrage de votre activité ou arrivé.e.s à une certaine taille, vous devez formaliser et vous mettre à jour sur le volet réglementaire : RUP, règlement intérieur, DUERP, affichages obligatoires, RTQH, télétravail… ;

  • Centré.e.s sur la performance, vous voulez gagner en vitesse et en fiabilité et faire appel à un renfort qui saura implémenter des solutions digitales décisives pour votre back-office ;

  • Enfin, vous envisagez une opération stratégique ou de haut de bilan et vous souhaitez optimiser votre RH pour vous présenter sous votre meilleur jour, avant d’entrer en pourparlers avec vos partenaires.

Expérience de Magali : « Notre pratique nous a enseigné que l’externalisation RH avait une proposition de valeur précise à chaque moment du cycle de vie d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Nous adorons nous adapter à chaque contexte client et développer des solutions sur mesure qui soient les plus impactantes possibles. »


Vous rencontrez l’une ou plusieurs de ces situations ? Nous devrions en parler :-)


3/ Les mauvaises raisons qui vous empêchent (encore) d’y venir


Rappel des objections à l’externalisation RH

Dans notre précédent article, nous avions listé les 10 objections fréquemment rencontrées par nos équipes en phase d’avant-vente de nos prestations :

- #1 "Je suis trop petit pour avoir un service RH"

- #2 "L’externalisation, c’est trop cher pour moi"

- #3 "Je discute librement avec mes salariés et je n’ai pas besoin d’aide"

- #4 "J’ai tout mis en place avec mon expert-comptable et leur service paie"

- #5 "Je n’ai pas toujours besoin de quelqu’un toutes les semaines"

- #6 "Je ne saurai pas sur quoi lui demander d’agir"

- #7 "Je ne pourrai pas expliquer à mon assistant ou à mon RRH à son arrivée

comment reprendre le suivi et les outils"

- #8 "Je n’ai pas de conflits avec mes salariés"

- #9 "Si j’externalise la fonction RH je ne pourrai plus décider de l’avenir de mes salariés"

- #10 "Beaucoup de cabinets font de l’externalisation, je ne sais pas qui choisir".


Faire « progresser la cause »

Fort de notre expérience en matière d’externalisation, ces objections pourtant légitimes aux yeux de dirigeants ne tiennent pas.

Amaïa RH est consciente qu’externaliser un sujet aussi sensible, surtout en début du cycle de vie d’une entreprise, est une décision forte.

Mais plus que jamais, par nos articles et avec la pédagogie que nous nous efforçons d’apporter lors de nos missions, nous sommes déterminé.e.s à faire progresser les mentalités en faveur de ces interventions.

Vous avez encore des réticences, ou peut-être d’autres objections à nous faire 😊 ? Nous ferons tout pour y répondre !


4/ Amaïa RH : des solutions pensées pour vous faciliter la vie… sans plomber votre trésorerie 🙂


Un cadre d’intervention reposant sur de nombreux facteurs

Nous concevons une réponse 100 % sur mesure, en fonction de vos besoins, vos enjeux et votre calendrier. En effet, nous devons ajuster notre cadre d’intervention à de nombreux paramètres :

- La taille de votre ou vos structures ;

- Votre mode d’organisation (centralisé, éclaté, matrice…) ;

- Votre type (B2B / B2C) et secteur d’activité (industriel, services, commerce…) ;

- Votre stade de maturité (en lancement, en croissance, plateau de maturité…)

- Votre agenda stratégique (opérations de haut de bilan, votre levée de financement externes …)

- Etc.


Une méthodologie rigoureuse

Après notre prise de connaissance préliminaire, nous définissons la manière dont votre futur RRH / DRH externalisé pourra œuvrer :

- Son mode d’intervention (présentiel / distantiel / mixte) ;

- Sa volumétrie jours : elle dépend de votre budget mais aussi de ce que nous aurons décelé comme besoins voire urgences (notamment de conformité) … c’est aussi notre rôle de vous alerter 😉. Pour rappel, nous pouvons mettre à disposition l’un de nos RRH / DRH externalisés à partir de 0,5 jour par mois. Soit un investissement presque indolore pour un maximum de sécurité !

- La définition de ses sujets prioritaires ;

- Et le type de reporting & de feedback de la mission.


Enfin et pour rester agiles, nos propositions sont scalables à l’évolution de vos besoins… et dans les deux sens !

Ça y est, vous voyez que l’externalisation RH ce n’est pas le bout du monde ? Alors poursuivons l’échange !


5/ Petit récap des principaux avantages de l’externalisation RH


En confiant à Amaïa RH l’externalisation de tout ou partie de votre fonction, vous bénéficiez de :




Efficacité

Une charge de travail réduite pour votre équipe en place, lui permettant de se concentrer sur d’autres sujets, contribuant aussi à votre QVCT ; Au contraire, vous assurez la conduite de vos actions RH en l’absence d’un référent ou d’une équipe, si votre structure est en lancement ;


Crédibilité

Un expert dédié vous aide à ajuster votre communication interne sur les sujets RH et à rassurer vos équipes pour mieux les embarquer ;




Souplesse & flexibilité de fonctionnement

Un dispositif d’intervention qui se cale sur votre culture d’entreprise, sur vos habitudes de travail, l’évolution de votre fonctionnement et qui s’adapte à tous les types de structures, de la start-up à la filiale de groupe en passant par la PME et l’ETI.


Sécurité

Des process fiabilisés, une conformité sociale et réglementaire assurée et pérennisée au gré des évolutions législatives, nombreuses en France ;



Maîtrise financière

Des coûts variabilisés afin de préserver votre budget de fonctionnement ; Un budget connu à l’avance, maîtrisé et évolutif à votre situation, que l’activité se développe ou qu’elle rencontre des ralentissements ponctuels ;



 


Nous espérons que ce rappel vous convaincra, si ce n’est déjà fait, d’envisager prochainement l’externalisation de tout ou partie de vos process RH 🙂.


Si vous avez des doutes quant au moment de le faire, surtout appelez-nous.


Gardez en tête qu’il s’agit d’un investissement et sans effet cliquet budgétaire : vous pouvez à tout moment adapter votre dispositif et la feuille de route de votre consultant.


Vous avez des questions ? Vous souhaitez vous entretenir avec l’une de nos co-fondatrices ? Envoyez nous un message !


Nous vous répondrons toujours avec le sourire !

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