Dans l’un de nos articles du mois dernier nous vous donnions les tenants et les aboutissants des Entretiens professionnels et des Entretiens annuels. Leur déroulement donne lieu à l’expression d’un grand nombre de besoins et demandes individuels de formation.
Or ceux-ci produisent une matière riche, qui va pouvoir être analysée et consolidée, pour servir de base à l’établissement du plan de formation prévisionnel, devenu depuis 2019 le plan de développement des compétences.
Celui-ci recense l’ensemble des actions de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés, dont certaines sont obligatoires en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires (article L 6321-2 du code du travail).
Revêtant une nature à la fois individuelle et collective, ce plan reprend l’ensemble des demandes formulées, que ce par les salariés ou l’entreprise elle-même selon ses manques constatés et ses orientations stratégiques.
Nous vous proposons de découvrir ce processus à travers ses 3 grandes étapes : (i) l’analyse du besoin et sa priorisation, (ii) le choix des formations et la formalisation du plan de formation, puis (iii) son déroulé et son suivi.
Bonne lecture,
1/ Analyse du besoin et priorisation de l’action de formation
Les entretiens professionnels et annuels (ces derniers étant recommandés mais pas obligatoires) entrent dans le cadre de l’obligation légale de formation de l’entreprise. Ils permettent aux collaborateurs d’exprimer les besoins de formation nécessaires pour s’adapter à leur poste de travail, mais aussi développer leur propre employabilité. L’entreprise dispose alors d’une matière riche, car l’ensemble de ces demandes lui donnent un regard unique sur l’état de ses forces vives.
A côté de ce travail déclaratif, l’entreprise doit mener une analyse critique et régulière de ses propres ressources. En dressant la cartographie de ses compétences, elle en inventorie le niveau pour chaque salarié, par métier et famille de métiers, qu’il s’agisse de compétences techniques (hard skills) ou comportementales (soft skills). Une “photographie” à l’instant T qui identifie les points forts mais aussi et surtout les compétences manquantes.
Fort de cet état des lieux objectif, l’entreprise doit ensuite réconcilier ces deux approches. Il s’agit d’un travail de ”mise en pertinence” indispensable par rapport à la réalité de l’entreprise et à son agenda stratégique. Prenons un exemple. Imaginons que l’état-major ait été sensibilisé, lors d’un séminaire exécutif, à la nécessité d’ouvrir un nouveau canal de distribution de ses produits sur le métavers[1]. Il s’agit d’un sujet encore très neuf, et il y a fort à parier que peu de cadres ou salariés émettent le souhait d’être formés sur le sujet. Il est probable qu’ils préfèreront réserver leurs ”munitions” à des sujets plus proches de leurs préoccupations immédiates. Pour autant, le top management a découvert l’intérêt d’investir ce terrain virtuel et ne dispose a priori d’aucune compétence pour s’y établir. Confrontée à cette préoccupation stratégique, la cartographie des compétences mettra au jour une lacune, véritable angle mort stratégique, qui pourtant lui procurerait de l’agilité stratégique à l’organisation - surtout dans un environnement dit VUCA[2].
Au final, ce travail minutieux débouche non seulement sur un plan de formation prévisionnel réaliste, mais il donnera également à la DRH des éléments pour adapter sa politique de recrutement.
Vous avez des difficultés à analyser l’ensemble des besoins révélés par vos entretiens annuels et professionnels ? Nous vous accompagnons ! |
2/ Choix des formations et formalisation du plan
Une fois les idées claires sur vos besoins en formation, le travail est loin d’être terminé. Le service RH (ou direction le cas échéant) doit ensuite passer au tamis l’ensemble des éléments récoltés et cartographiés, avant d’aboutir au plan de formation ou de développement des compétences proprement dit.
Rappelons tout d’abord que le plan de développement des compétences inclut désormais toutes les actions de formation, dont : le bilan de compétences, la validation d’acquis d’expérience (VAE), les formations obligatoires (en application d’un accord ou d’une convention collective), les formations suivies en interne, ainsi que les formations fournies par des prestataires externes.
Il concerne toutes les structures, quels que soient leur secteur d’activité ou leur taille, et doit opérer un choix parmi un éventail très large de formations : formations métiers et sectorielles, formations logicielles et technologiques (dans le cadre de la transformation digitale), formations managériales et au développement personnel, nouveaux usages…
Enfin, il définit les modalités souhaitées pour chaque type de formation retenu : formation présentielle, formation à distance, formation tutorée, blended learning (formation mixte) ou e-learning.
Quelques rappels réglementaires :
L’article L 6321-1 du Code du Travail dispose que « L'employeur assure l'adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations. Il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences, y compris numériques, ainsi qu'à la lutte contre l'illettrisme, notamment des actions d'évaluation et de formation permettant l'accès au socle de connaissances et de compétences défini par décret. » |
Les formations obligatoires sont réalisées sur le temps de travail et ne nécessitent pas l’accord du salarié. Si le refus d’y participer constitue une faute professionnelle et peut motiver le licenciement, le dialogue doit primer. D’où l’importance d’impliquer le management de proximité, qui connaît l’environnement relationnel et opérationnel mieux que personne et peut trouver les mots pour convaincre les récalcitrants ; |
Les formations non-obligatoires peuvent être réalisées pendant ou hors du temps de travail ; |
Enfin, les formations certifiantes ou diplômantes et dont le coût est conséquent pour l’entreprise peuvent faire l’objet d’une clause de dédit formation[3], ajoutée au contrat de travail du salarié. |
Pour établir le plan, on veillera particulièrement à :
- Établir un coût et une durée par formation, pour connaître la volumétrie et le coût global de toutes les demandes, et pouvoir ensuite indiquer la quote-part globale éligible à la prise en charge OPCO ;
- Faire des arbitrages au sein de ce « paquet » et selon le budget alloué, entre les actions prioritaires et celles pouvant attendre ;
- Impliquer les managers de proximité pour débriefer les collaborateurs ;
- Consulter les Instances Représentatives du Personnel, même si l’employeur reste souverain dans le choix des formations dispensées dès lors qu’il est exempt de caractère discriminatoire. Par exemple, serait discriminatoire le fait d’exclure d’une formation d’équipe l’un de ses collaborateurs sur le départ ;
- Identifier de bons partenaires opérateurs de coaching et de formation, dûment certifiés. Par exemple, Amaïa RH travaille régulièrement avec Skylldev ;
- Enfin, inscrire les actions retenues pour l’année à venir voire au-delà, dans la mesure où certains parcours de formation peuvent être pluriannuels. L’entreprise dispose alors avec eux d’un véritable outil de gestion des compétences mais aussi de fidélisation à plus long terme, comme nous l’avons évoqué dans un précédent article ;
Il vous manque un peu de méthodo pour bâtir votre plan de développement de compétences ? Vous aimeriez connaître les différents dispositifs d’aides pour financer votre plan ? Faites-appel à Amaïa RH ! |
3/ Déroulé et suivi du plan
A ce stade, les besoins de formation sont clairs et formalisés dans votre plan de développement de compétences. Il vous reste à le mettre en œuvre et en assurer le suivi.
La mise en œuvre commence par la planification. Vous devez tout d’abord sélectionner vos fournisseurs parmi les organismes dispensateurs des formations qui vous intéressent, en valider les conditions puis les dates retenues en fonction des disponibilités des stagiaires putatifs. Ce n’est qu’après ces calages que vous pourrez leur communiquer un véritable planning.
Ensuite, c’est à votre responsable ou équipe formation de suivre tout au long de l’année la réalisation des actions planifiées. Ils vérifieront dans un premier temps si certaines sessions ont été reportées, annulées ou bien interrompues. Ensuite, elles en analyseront les retours de la part des stagiaires.
L’objectif est de s’assurer de la matérialité et de la qualité des apports reçus :
- A chaud du côté des participants, une fois sortis de la session ;
- A froid du côté de leur manager, pour voir si ces apports se sont montrés utiles au contexte ou à la problématique professionnelle ayant justifié l’action ;
- Vis-à-vis de l’Organisme de formation, enfin. Les éléments précités permettent de savoir si votre entreprise souhaite poursuivre à l’avenir cette collaboration.
La chaîne vertueuse de la formation :
Pour finir, nous aimerions rappeler l’intérêt de vous appuyer sur vos forces vives pour réaliser certaines actions de formation ou d’accompagnement. Tous vos salariés ont une expertise et des compétences, donc vous pouvez les solliciter pour partager et transmettre dans leurs domaines de prédilection, à partir du moment où cela entre dans le cadre du plan de développement de compétences. Et ce ne sont pas les formats qui manquent :
- Visioconférences de présentation
- Webinaires
- Animation d’ateliers
- Partages et retours d’expérience
- Sessions de mentorat (notamment de la part de collaborateurs seniors)
- Enfin, des coachings individuels, collectifs et autres teams buildings. De plus en plus de grosses entreprises disposent aujourd’hui de coachs internes.
Vous avez besoin de conseil pour renforcer le suivi de vos actions de formation ? Nous pouvons vous aider ! |
Embrasser un sujet aussi vaste que la formation en un seul article est illusoire.
Nous espérons néanmoins vous avoir donné quelques points de repère et des éléments d’interpellation sur la mise en place de votre plan de développement de compétences.
Vous avez des questions ? Vous souhaitez vous entretenir avec l’une de nos co-fondatrices ? Envoyez-nous un message !
Nous vous répondrons toujours avec le sourire !
[1] L’espace virtuel dont la promotion est assurée par le groupe Meta (maison-mère de Facebook) ; [2] Pour Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu. Pour un développement, voir : https://www.manager-go.com/strategie-entreprise/vuca.htm [3] Le dédit-formation est une clause contractuelle où le salarié s'engage à rembourser les frais de formation s'il démissionne avant un certain délai. Pour en savoir plus