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L'importance de l'onboarding



En octobre, nous vous expliquions dans notre article « Si le recrutement est une carte, l’expérience candidat en est le territoire ! » que l’onboarding de votre futur collaborateur était le maillon d’une chaîne de valeur. Celle-ci démarre par son recrutement et elle se poursuit avec les leviers de sa fidélisation, notamment tout ce qui concourt à la QV(C)T.


Si nous y avons cité quelques outils d’onboarding, nous sommes heureuses par ce nouveau billet de vous détailler toute la chronologie d’un process auquel les candidats sont de plus en plus attentifs :

- Que faut-il préparer avant l’arrivée de votre futur collaborateur ?

- Comment se déroulent le Jour J et la première semaine ?

- Quels points doivent être couverts tout au long de la période d’essai ?

- Enfin, que faut-il prévoir en termes d’offboarding ?


Bonne lecture,


 

1/ Quelques rappels


L’onboarding ou embarquement de votre nouveau collaborateur (on parle aussi d’induction program), c’est son process d’accueil puis d’intégration au sein de votre entreprise. Il concerne tout votre organigramme, des collaborateurs aux futurs top managers, en passant par les stagiaires et les alternants.


Il est révolu le temps où tout se résumait au recrutement, puis une fois le contrat signé, « Eh bien débrouillez-vous ! C’est à vous de démontrer votre motivation. ». Un temps où, il est vrai, le pouvoir était davantage dans les mains des employeurs.


Dorénavant une bonne expérience candidat se poursuit « sans coutures » par sa bonne intégration. L’onboarding offre un reflet sincère de votre marque employeur : votre nouvelle recrue doit pouvoir y retrouver tous les éléments l’ayant séduite en phase de recrutement et de préparation de ses entretiens. Car tout élément déceptif sur ce plan-là pourrait jeter le trouble.


Une fois le contrat de travail signé, l’arrivée du collaborateur peut prendre jusqu’à 3 mois, soit le temps de gérer son préavis s’il est en poste. Un temps à mettre à profit pour partager des informations, faire une visite voire l’inviter à un événement maison. Il est en tous cas primordial de développer le lien avec votre futur collaborateur durant cette période et de ne pas attendre son arrivée en poste.



2/ L’onboarding avant l’arrivée du collaborateur


Tout ne commence pas le jour de son arrivée. Il est souhaitable de prévoir différentes actions au préalable :

- L’administratif RH : création du badge, déclarations administratives et aux caisses de retraite, accès au restaurant d’entreprise, ouverture du compte au CSE, affiliation à la mutuelle et à l’organisme gérant la participation d’entreprise… ;

- La dotation IT : préparation et paramétrage du PC, octroi des différents accès aux serveurs et espaces partagés, création de l’adresse email et son rattachement aux listes de diffusion ;

- La communication interne sur le recrutement, pour que personne ne soit surpris lors de son arrivée, surtout s’il s’agit d’un profil à responsabilités ;

- La communication externe : communiqué de presse, site Nomination.fr…

- La roadmap : il peut être utile de la communiquer au futur salarié avant même son arrivée, qu’il sache ce sur quoi il est prioritairement attendu, en cohérence avec la présentation du poste qui lui aura été faite jusqu’ici ;

- Le livret d’accueil : pierre angulaire de l’onboarding, ce manuel pratique reprend tous les renseignements que le nouveau collaborateur sera heureux de trouver. De quoi épargner du temps, gagner en confort et éviter de déranger ses collègues ;

- La pré-intégration : si un événement corporate (soirée annuelle, anniversaire, commémoration…) est prévu avant son arrivée, il peut être judicieux de l’y inviter ;

- Last but not least, le bureau ou l’espace de travail : en effet, il n’y a rien de pire que de sentir que l’on n’est pas attendu !

​Vous avez besoin d’établir votre check-list personnalisée d’onboarding, voire un rétroplanning-type d’accompagnement du process ? Nous vous accompagnons !


3/ L’onboarding de la première semaine


Comme la première journée d’un nouveau collaborateur est symbolique et marquante, la moindre erreur peut laisser des traces.


Vous pouvez prévoir un petit déjeuner d’accueil, même si la nouvelle recrue est souvent accaparée par bon nombre de démarches pendant la matinée. Mieux vaut alors que son manager prévoie un déjeuner avec l’équipe, car il serait vraiment préjudiciable à sa première impression de le laisser déjeuner seul son premier jour !


Une fois les démarches administratives, de récupération du matériel et d’installation effectuées, une visite des locaux s’impose, surtout s’ils sont vastes (tour, campus…). Il saura comment les forces vives sont distribuées et où se trouvent les services d’appui précieux au quotidien (IT, services généraux, comptabilité…). Une visite qui peut aussi se faire pendant le process de recrutement.


Ensuite et, logiquement s’il s’agit d’un profil cadre ou expérimenté, il doit prendre l’initiative pendant sa première semaine et parfois au-delà, de rencontrer son équipe, ses collègues et interlocuteurs directs. C’est une marque évidente de son intérêt et de sa conscience professionnelle.

Astuce Amaïa : vous pouvez lui demander de préparer un petit support PPT de présentation professionnelle, voire une vidéo qu’il pourra envoyer aux gens qu’il n’aura pas la chance de rencontrer dans un premier temps.

Prévoyez aussi qu’il participe aux réunions relevant de son périmètre dès cette première semaine, et qu’il rencontre également les autres équipes, histoire de prendre le pouls de la culture d’entreprise. Sinon, on peut toujours lui donner de la documentation corporate à lire, pour qu’à aucun moment il ne se sente désœuvré. Un scénario toutefois peu probable pour un cadre ou un dirigeant.


Le « tour des popotes » pourra s’étaler au-delà de cette première semaine pour des raisons d’éloignement et de disponibilité d’équipes souvent éparpillées, même si les visios peuvent aider.

Vous savez accueillir mais avez du mal à changer de braquet pour générer un enchantement durable ? Contactez-nous !


4/ L’onboarding durant la période d’essai


Si les démarches d’onboarding s’étalent après la première semaine, elles n’en restent pas moins importantes.


Le nouvel arrivé prend progressivement ses marques. Mais il doit être suivi de près par son management au premier chef, par le service RH mais aussi par le cabinet l’ayant recruté le cas échéant.

Notre plus : Amaïa RH propose dans ses prestations de recrutement un suivi régulier avec le candidat « placé », mais aussi avec la DRH et le management. Cela nous permet d’avoir une vue synthétique en 360°, dont l’indispensable feed-back du salarié, pour mieux apprécier la réalité de son intégration.


D’ailleurs, nous conseillons plusieurs rendez-vous réguliers avec ces interlocuteurs, tout au long de la période d’essai, et indiquons à nos clients les points de vigilance pour ces échanges. Ces RDV font l’objet d’un compte-rendu indiquant les étapes réalisées et celles restantes, pour analyser la progression de prise de poste et veiller à ce que les attendus respectifs coïncident.


Ensuite et au-delà d’un premier temps incompressible d’observation et d’analyse (de 15 à 30 jours), vous pouvez demander au collaborateur de rédiger un rapport d’étonnement. Il lui permettra d’indiquer, dans une relative liberté de ton (car il est encore en période d’essai) ce qui le satisfait, comme les éléments qui lui posent question. N’attendez pas trop pour apporter les clarifications demandées, surtout si la critique est constructive et motivée par l'envie de s'intégrer au mieux !

Vous voulez des conseils sur la manière de structurer et d’analyser un rapport d’étonnement ? Vous avez subi plusieurs épisodes de rupture de période d’essai ? Parlons-en !


5/ Et après ?


Soyez vigilant.e.s à deux notions clés : le contrat psychologique et l’offboarding.


La fidélisation reste votre vraie ligne d’arrivée. Faites-en sorte que l’expérience de votre salarié soit la plus agréable et épanouissante possible. Un sentiment qui repose autant sur des éléments tangibles (que nous avons cités) que sur la perception qu’ils génèrent chez le salarié. C’est là que la notion de contrat psychologique intervient : mieux vous connaissez l’"agenda personnel" du collaborateur, plus votre capacité d’anticipation d’un éventuel revirement sera forte.


Ensuite, l’offboarding est déterminant. Vous avez beau mettre tous vos efforts dans la bataille de l’onboarding, vous devez parfois vous résoudre à un départ. Période d’essai avortée ou histoire de 20 ans, rupture à votre initiative ou indépendante de votre volonté - surtout eu égard au coût investi dans ce recrutement, savoir ”offboarder” devient une compétence clé pour l’entreprise du 21ème siècle.


Because buzz is king ! Quelqu’un qui se souviendra de la considération et du respect dont vous aurez fait preuve à la fin de la relation sera plus disposé témoigner favorablement de vous, et qui sait à vous faire travailler ensuite.


Le monde est petit, alors raisonnez en « communauté étendue », comme si vous alliez vous recroiser dans une vie future. Partez du principe que les collaborateurs vous ayant quittés dans un climat apaisé feront partie de vos ”alumni”. Alors mettez en place un process aussi professionnel que celui mis au point pour son intégration. Vous démontrerez tout votre professionnalisme et toute la cohérence de votre marque employeur.

​Vous souhaitez développer un process d’offboarding sain et non-destructeur de valeur future ? Appelez-nous !


 

Nous souhaitons que cet article vous éclaire sur les nombreux bienfaits d’une vraie politique d’onboarding : fiabilisation de votre recrutement, vertus « projectives » pour votre collaborateur à vos côtés, valorisation de votre marque employeur par des dispositions concrètes, ou encore une connexion continue à la dimension humaine de la relation professionnelle.


Rappelez-vous qu’il serait dommage d’avoir investi autant de temps et d’argent à bien recruter, pour créer de la déception ou instiller le doute faute d’avoir mis en place quelques éléments simples, parfois de bon sens, et souvent peu coûteux !


Vous avez des questions ? Vous souhaitez vous entretenir avec l’une de nos co-fondatrices ? Envoyez-nous un message !


Nous vous répondrons toujours avec le sourire !

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