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Comment construire un plan de recrutement et communiquer auprès des équipes en place ?



Piloter c’est prévoir… Et dans le contexte de guerre des talents et de grande démission sans précédent que connaissent les entreprises, planifier n’est pas un luxe !

Elaborer un plan de recrutement efficace afin de pourvoir tous vos besoins devient une compétence stratégique … autant qu’un véritable défi.

L’objectif de cet article n’est pas de vous expliquer comment recruter ni de rentrer dans l’exécution, mais d’aborder le cadre dans lequel vos recrutements se dérouleront avec le plus de fluidité et d’efficience possibles.

Bonne lecture.


 

1/ Qu’est-ce qu’un plan de recrutement ?

Toute entreprise qui se développe est une entreprise qui recrute. Arrivée à une certaine échelle, votre organisation voit ses recrutements se multiplier nécessairement. Il devient donc essentiel de s’organiser et de planifier les choses pour mieux suivre l’ensemble de ses opérations et se donner les meilleures chances d’attirer ses futurs talents.

Cette roadmap détaille les différentes étapes et actions à mettre en place ensuite, lors du process de recrutement proprement dit. Rationalisée par construction, cette démarche s’articule à une stratégie, à des besoins et comprend un certain nombre d’étapes pour sourcer, approcher, qualifier et convaincre les profils dont votre entreprise a besoin.

Elément d’organisation majeur, un plan de recrutement clair aidera également vos managers et leurs collaborateurs concernés à avoir de la visibilité sur le processus de recrutement et son avancée.

Il est primordial d’intégrer les managers à la l’élaboration dudit plan.

2/ Que comprend et contient le plan de recrutement ?

Il y a mille et une façon de créer votre plan de recrutement, sachant qu’avec le temps vous aurez vos propres routines. Mais d’expérience, nous identifions 6 grandes étapes :

1. Définir les besoins de votre entreprise


Service par service (commerce, métiers, adv, gestion…), vous dressez un état des lieux des besoins. Si vous pratiquez la GPEC ou avez formalisé un Plan de développement des compétences, l’articulation sera naturelle.

Poste par poste, validez la raison d’être du recrutement, les exigences réelles des managers et idéalement les lacunes à combler.

Sachez appréhender aussi l’environnement de travail des futures recrues, la politique de télétravail, les éléments d’historique qui pourront compter (création ou reprise de poste) et les modalités d’usage (éléments de package, date d’intégration souhaitée...).

Enfin, tenez compte de votre politique de formation et des perspectives de mobilité interne au sein des équipes : un plan de recrutement ne peut pas se permettre d’être hors-sol !


2. Rédiger les cahiers des charges par fonction-type


Sur le fond des postes :

Ce volet répond point par point aux besoins identifiés avec vos interlocuteurs des différents métiers. On retrouve l’intitulé de poste, les expériences réalisées par les candidats, les compétences métier et logiciels, ainsi que les soft skills.



Le conseil Amaïa RH :

n’ayez pas peur de mobiliser les managers dans le process, car ils ont autant la maîtrise du besoin que la responsabilité de la performance ensuite. En cas de manque d’engagement de leur part, ne craignez pas d’ « escalader », car une erreur de casting vous coûtera cher… Notre précédent article vous donne un aperçu du coût d’un recrutement raté… Nous ne blaguons pas 😊


Sur leur format :


Avez-vous besoin de CDI, de CDD, de contrats d’alternance ou de conventions de stage ?

On parle de temps partiel ou de temps complet ?

Et comment allez-vous articuler ces besoins avec les contraintes existantes, notamment les différents congés en cours dans votre entreprise : congé maternité, congé parental, congé formation… ?

3. Définir vos canaux de recrutement


Sans entrer dans le détail et la mécanique des (nombreux) leviers utilisés de nos jours, leur choix est décisif dans la mise en œuvre des recrutements ensuite. Chasse de tête, cabinet de recrutement, annonces sur jobboards / LinkedIn ou APEC, presse sectorielle et métiers, salons, cooptation… tout va dépendre du niveau de profil que vous rechercherez.


4. Définir un budget alloué aux recrutements validés


Point délicat et stratégique s’il en est, un budget de recrutement ne laisse personne indifférent. Il est la somme, pour chaque poste envisagé, des éléments suivants :

  • Salaire annuel chargé,

  • Autres éléments du package de rémunération,

  • Coût de la formation initiale / mise à niveau,

  • Coût du recrutement à imputer aux canaux envisagés,

  • Temps moyen estimé pour le recrutement par les ressources internes, côté RH et métier. Donc plus vous mettez de gens « capés » dans la boucle de validation, plus le coût complet s’envole…

Le conseil Amaïa RH :

comme vous le feriez pour un business plan, raisonnez en scénarios – « prudent » Vs « confortable », par exemple.


​Nous savons que les budgets d’un plan de recrutement sont difficiles à établir, surtout lorsque c’est la première fois  ! Notre expérience en la matière devrait vous faciliter les choses !


5. Définir votre stratégie de qualification de candidats


Sans trop entrer dans le contenu, il est important que votre plan de recrutement aborde ces questions, puisqu’elles impactent directement le temps passé, le coût final de vos recrutements, donc votre budget global.

La notion de parcours candidat prend ici tout son sens :

  • Quelles étapes viennent le jalonner ?

  • Souhaitez-vous mettre en place une évaluation des compétences ? des tests métier ? un assessment center ? des tests de personnalité ? …

  • Combien d’entretiens prévoyez-vous et dans quel ordre entre RH et métiers, voire exécutifs… ?

Ensuite, soyez clair.e.s sur les modalités de suivi des candidatures, en prenant soin de valider les éléments de prise de poste (délai, parcours d’intégration…).

6. Mettre au point une démarche d’intégration / onboarding


Si l’onboarding vous semble en dehors du plan de recrutement, il impacte en réalité le temps passé et le coût complet de vos opérations. En bonne coordination avec les équipes métiers, ayez une vision claire sur les éléments particuliers de l’intégration de leurs futures recrues, en complément des dispositions « maison » ou corporate (remise d’un guide d’accueil, etc.).


Vous avez conscience de devoir vous organiser, mais tout cela vous semble lourd à mettre en œuvre ? Pas de panique, Amaïa RH déploie une méthodologie éprouvée et surtout … digeste ! Parlons-en autour d’un café !

3/ Comment communiquer et diffuser votre plan de recrutement ?

Après un tel travail, quel plaisir de le rendre visible en interne… mais pas n’importe comment. Car c’est peut-être le point le plus politique, donc le plus délicat du projet.

Commencez par en présenter les grandes masses en Codir ou Comex. Puis selon votre ressenti et la validation, vous pourrez mener des revues métier avec les différents directeurs et managers concernés, pour les rassurer et ajuster leurs cahiers des charges. Eh oui, vous êtes bien des « business partners ». 😊

Une fois suffisamment opérationnalisé, votre plan peut être diffusé à l’ensemble des collaborateurs. Et ce ne sont pas les moyens qui manquent, comme la newsletter et l’intranet, les annonces en réunions de service et autres mails.

N’oubliez pas qu’impliquer l’ensemble des salariés c’est aussi pouvoir mobiliser leurs réseaux personnels. En plus d’être efficace, la « cooptation » a le vent en poupe. Songez-y.

Vous voulez mettre en place une politique de cooptation ? Nous saurons vous aider !

Enfin, vous pouvez lier la présentation du plan de recrutement à celle qui va être faite de l’ambition stratégique globale de votre entreprise. De quoi embarquer davantage encore les équipes, les projeter, et donc les fidéliser.

4/ Quelles suites donner à votre plan de recrutement ?

Une fois votre plan dûment validé, budgété et communiqué, place à l’action 😊 ! Non pas que vous n’ayez rien fait jusqu’ici, bien sûr. Mais là, vous allez passer en mode suivi :

  • Suivi des actions de votre ressort : écriture et validation des annonces, activation des canaux de recrutement, suivi des retours, réalisation des entretiens RH, évaluations techniques et comportementales éventuelles… ;

  • Suivi des actions de vos camarades de recrutement : les prestataires (cabinets de chasse, de recrutement et d’évaluation), les équipes métiers voire les exécutifs.

Car au final, c’est vous que les équipes relanceront (et pas qu’une fois…) pour savoir « où on en est de… ». A fortiori si elles sont en sous-effectif ou soumises à une forte pression côté production !

D’où l’importance de vous doter d’un bon outil de suivi, type ATS, si vous n’en avez pas déjà un.

​Vous souhaitez automatiser le suivi de vos recrutements ? Tous les logiciels ne se valent pas… Demandez-nous !


 

Nous avons vu qu’un plan de recrutement intervenait très en amont des opérations de recrutement elles-mêmes. Son secret réside dans la qualité et le sérieux de sa préparation, cela dans tous les aspects que nous avons eu plaisir à vous détailler.

Après tout, penser votre organigramme de demain ce n’est pas rien ! Nous espérons donc vous avoir suffisamment éclairé.e.s et donné envie de le faire, si ce n’est pas déjà fait.

Vous avez des questions ?

Vous souhaitez vous entretenir avec l’une de nos co-fondatrices ?

Nous vous répondrons toujours avec le sourire !

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